Steckkarte ade! Verpackungshersteller Strobel plant seine Aufträge nun transparent und effizient

Die Firma Strobel AG
Seit 1896 werden bei dem Rother Verpackungshersteller von der Blisterkarte bis hin zum aufwendigen Display individuelle Verpackungslösungen umgesetzt. Beratung, Planung, Produktion, Konfektion und auf Wunsch auch Lagerhaltung umfasst das Portfolio der Strobel AG. Die Geschäftsführer, Monika und Friedrich Bechthold haben neben Visionen auch die nötige Tatkraft und ein starkes Team, um sich dem digitalen Wandel zu stellen.

Warum das alte System ausgedient hatte
Täglich um 11 Uhr trafen sich die Mitarbeiter der Auftragsbearbeitung im Büro der Fertigungsleitung. Am Ende des Gesprächs wurden die Kärtchen manuell an einer Tafel gesteckt und der Auftrag war geplant. Zunächst eine einfache und schnelle Art, Aufträge zu koordinieren, Maschinen zu belegen und Kunden mit Terminen zu versorgen. Sobald jedoch eine Planungsänderung anstand, traten Probleme auf. "Es ist ein singulärer Teilschritt eines Prozesses und der lässt alles Vor- und Nachgelagerte außer Acht", erklärt Monika Bechtold.

Ziel war es, von eingefahrenen Prozessen wegzukommen, eine Transparenz im gesamten Unternehmen zu schaffen und aufwendige Überlegungen dem System zu überlassen. Neben Zeit für das Planen, vielen Wegen und Fehlern, die sich ohne existierenden Workflow einschleichen können, spart das am Ende auch noch eine Menge Papier.

Ein durchgängiger Workflow hat alle im Blick
Das Produktionsplanungs-Programm ist eine Erweiterung des ERP-Systems Comix und kann somit alle Daten aus der vorhandenen Datenbank überspielen. Ähnlich dem ausgedienten Steckkartenprinzip, entspricht die Logik der Comix-Erweiterung einer Matrix, in der die Aufträge einer Maschine und einem Fertigungszeitfenster zugeordnet werden. Die ERP-Erweiterung errechnet anhand von festen Größen Fertigungsvorschläge, die per Knopfdruck freigegeben, aber auch manuell geändert werden können. Vor allem, dass über das integrierte System nun ein Workflow abgebildet und alle am Prozess Beteiligten zeitgleich informiert werden können, ist eine erhebliche Erleichterung. Kundenanfragen können nun beispielsweise ohne zeitliche Verzögerung oder räumliche Begrenzung, beantwortet werden. Aufträge können direkt aus dem ERP entnommen und bearbeitet werden, ohne zuvor alle Beteiligten in Meetings oder womöglich einzeln informieren zu müssen. Darüber hinaus errechnet die Software den Materialbedarf pro Auftrag und setzt so die Supply-Chain fort.

Weniger eine technische als eine menschliche Aufgabe
Die Mitarbeiter von einem Planungssystem zu überzeugen, war kein leichtes Unterfangen. Zumal zu Beginn alle Prozesse hinterfragt und die Soll-Situation mithilfe eines Pflichtenheftes dokumentiert werden musste. Für eine ausfallsichere Implementierung wurde monatelang parallel geplant, sowohl digital als auch analog. Für viele Mitarbeiter eine Doppelbelastung in dieser Zeit.

Während der Umstellungsphase reichten Befürchtungen vom Systemausfall bis hin zum Produktionsstopp. "Es ist ein ganz menschlicher Prozess", weiß die Geschäftsführerin. Keines der Szenarien ist jedoch eingetroffen und am Ende wurde die Software in wenigen Monaten ab Datenübernahme bis Go Live implementiert. Nach Steckkärtchen im Büro der Auftragsplanung sehnt sich heute, ein viertel Jahr später, schon keiner mehr.

Ein Blick in die Zukunft
Der Auftragsstaus in Echtzeit, der intern große Vorteile bringt, könnte auch künftig für Kunden einen echten Mehrwert bieten und intern beispielsweise auch die Kundenberater entlasten. Die Überlegung, Kunden Einblicke in den Auftragsstatus über das ERP-System zu geben, steht an. 

Bereits konkreter in Umsetzung ist der Zugewinn eines neuen Kollegen. Schon bald werden im Versand die Paletten nicht mehr mühsam von Hand gepackt. Ein Roboter, der sich mit den Auftragsdaten über das WWW versorgt, wird bald die Versandabteilung entlasten und Karton für Karton auf die Palette packen.

Weiterführende Links:
www.strobel-ag.de
www.comix01.de
www.erpfuehrer.de